Eu sempre ouço os empresários afobados dizendo coisas como: "Eu não tenho tempo suficiente para fazer tudo"; e "Como faço para tornar mais eficiente a gestão do tempo?"

 

O tempo é um recurso limitado. No entanto, o tempo não pode ser gerenciado. O que você pode controlar são as atividades que ocorrem ao longo do tempo, definindo os resultados desejados e, depois, tomar um curso de ação para atingir essas metas. A gestão do tempo é realmente a gestão consciente das decisões a respeito de que as ações tomar - e esse é o processo central para a efetiva utilização do tempo. É importante reconhecer que você tem a capacidade de priorizar e controlar suas próprias atividades e como disse o arquiteto nova-iorquino e professor Michael Altshuler: "A má notícia é que o tempo voa. A boa notícia é que você é o piloto".

 

Há uma série de ferramentas que podem ser utilizadas para controlar as suas atividades relacionadas ao tempo, tais como agendas de papel e eletrônicas, celular, calendários, Personal Digital Assistants (PDAs), folhas de planejamento diário, etc.. 

No entanto, é fundamental entender que a eficácia no gerenciamento do tempo vem de si mesmo e não do mundo exterior, como a economia ou a concorrência. É necessário reconhecer honestamente que estaremos fazendo algumas atividades que, na realidade, são um desperdício de tempo relativo às atividades críticas que necessitam de clareza e foco para gerarem o máximo retorno no negócio. Como empresário, o processo de determinar em quais atividades você deve se concentrar irá começar com o estabelecimento de metas. Isso ajuda a documentar o seu pessoal e roteiro de negócios em níveis de detalhe que representam períodos de tempo.
 

O panorama será visionário incluindo estratégias amplas para alcançar a visão durante um período de três a cinco anos. O próximo nível de definição de metas será para os próximos 12 meses e isso vai exigir documentação específica de metas SMART - metas que sejam eSpecíficas, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e relacionadas ao Tempo.

 

O terceiro nível envolve separar as atividades das metas de 12 meses que precisam ser alcançados ao longo dos primeiros 90 dias (trimestre) para estarem em um bom caminho para as metas de 12 meses. E o último nível para fornecer uma base para o controle efetivo das atividades é separar as atividades das metas de 90 dias para a primeira semana deste período. Depois, meça os resultados a partir da primeira semana e defina as atividades para a próxima semana.

 

A ideia é repetir este processo a cada semana e, no final do primeiro trimestre, reestabelecer metas específicas para o segundo trimestre e repetir o ajuste disciplinado de atividades e comentários semanais. Cada revisão semanal e sessão de planejamento devem levar cerca de uma hora a cada segunda-feira (ou sexta-feira) e deve incluir o proprietário da empresa e seu grupo de gestão direta.

 

A disciplina deste processo vai permitir a diferenciação de atividades urgentes contra importantes. Atividades importantes são aquelas que levam a realização dos objetivos definidos e proporcionam a chance mais provável de alcançar os resultados desejados para o negócio. No entanto, muitas das atividades importantes não são urgentes.

 

A Regra de Pareto 80/20 aplica-se aqui, onde 80 por cento dos resultados serão gerados por 20 por cento das atividades. Infelizmente, as atividades urgentes tendem a fazer parte dos 80 por cento das que produzem apenas 20 por cento dos resultados. O processo discutido no parágrafo anterior é projetado para ajudar a diferenciar entre atividades importantes contra urgente em uma base semanal. Ele vai ajudar como uma rotina para identificar possíveis conflitos e crises e para facilitar o minimizar do número de atividades urgentes.

 

Os benefícios desta abordagem disciplinada para gerenciar as atividades será o controle mensurável de atividades com foco e objetivo a conclusão real dos objetivos visados.

 

Este processo vai ajudar a facilitar a delegação de atividades ao pessoal devidamente qualificado e vai reduzir o estresse pessoal em todos na empresa, do proprietário para baixo, e aumentará a produtividade e rentabilidade, não importando os fatores externos a empresa ou condições econômicas.

 

O proprietário da empresa, em particular, tem a sensação de estar no controle de sua vida e destino. E o sentimento de realização através da disciplina pessoal é muito poderoso.

 

Aqui estão sete sugestões para aplicar a disciplina pessoal dentro do contexto de uma melhor gestão das operações de negócios e para a utilização mais eficaz do seu tempo pessoal:

 

1. Delegar: Delegue atividades para as pessoas com as competências adequadas. Gerencie esta abordagem através de uma estrutura organizacional e de acordos posicionais individuais adequados ao tamanho da organização.

 

2. Priorizar: Priorize o seu trabalho diário, revendo as atividades importantes do dia seguinte em uma "lista de tarefas" no final de cada dia. Você pode maximizar a produtividade pessoal, concentrando-se nesta lista no dia seguinte. E não faça o que não está na lista - resista ao impulso de se distrair e fazer coisas que você gosta mais.

 

3. Manusear cada pedaço de papel uma única vez e nunca mais do que duas vezes: Não coloque de lado qualquer coisa sem agir.

 

4. Limpeza: Limpe sua mesa e prateleiras de escritório uma vez por mês. Categorize tudo em quatro grupos: "Fazer isso", "Delegar isso", "Adiar isso" e "Descartar isso". Antes de se livrar de alguma coisa, basta fazer a pergunta: "O que pode acontecer de pior se o item for jogado fora?" Se a resposta for "nada", descarte-o.

 

5. Coloque interrupções pessoais em espera: Coloque suas chamadas e interrupções pessoais em espera por uma hora, duas horas, ou o que for apropriado para sua tarefa em mãos. É incrível a quantidade de trabalho que pode ser conseguido usando esta técnica simples e não se distrair por um telefonema ou interrupção pessoal - e a maioria destas potenciais interrupções não atendem à definição de 'importante'.
 

6. Aprenda a dizer "não": Esta talvez seja a maneira mais eficaz para maximizar a sua utilização pessoal de tempo e, muitas vezes, é a palavra mais difícil de usar nos negócios. Certifique-se de que se você não disser "não", é porque a atividade é importante no contexto de seu próprio papel no negócio.

 

7. Certifique-se de reservar um tempo de relaxamento pessoal durante cada dia de trabalho: Não trabalhe durante o almoço. Não é nem nutricional nem nobre pular este importante momento para aliviar o estresse ou como um insumo energético importante. Tire férias, principalmente mini férias. Quanto mais você trabalha, mais você precisa equilibrar o seu lazer e o tempo de exercício.

 

Como proprietário de um negócio, a chave para a gestão do tempo é construir a sua vida pessoal e empresarial em torno de suas necessidades individuais e resultados desejados por meio de atividades planejadas e medidas. A gestão do tempo é, de fato, o máximo em autoaperfeiçoamento, pois é a base para alcançar seus objetivos em todos os aspectos de sua vida.

VANDERLEI GARCIA - ActionCOACH